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21 de Marzo de 2017

Una óptima gestión de la información, clave en la modernización del puesto de trabajo

Una óptima gestión de la información, clave en la modernización del puesto de trabajo

Una óptima gestión de la información, clave en la modernización del puesto de trabajo

Escrito por , 21/03/2017

El puesto de trabajo se ha transformado como consecuencia de las nuevas necesidades: la movilidad es clave en este momento. Partíamos de un modelo en el que la información estaba disponible en la oficina, con escasas posibilidades de acceder a ella desde fuera, o con sistemas de seguridad y redes privadas virtuales (VPN) que lo hacían muy complicado y poco rentable. Pero se ha producido un enorme avance en las posibilidades de los dispositivos móviles y la frontera entre ellos también es cada vez más difusa: fenómeno phablet o las tabletas/portátiles con Windows 10.

Tanto la ubicación de la información como el acceso a ella han experimentado un cambio drástico y cada vez es más común que las empresas guarden sus datos en la nube y accedan a ellos mediante la sincronización a través de app, acceso web o con soluciones de backup.

Antes de seguir avanzando me gustaría puntualizar que la sincronización y el backup son cosas diferentes y la idoneidad de una, otra o ambas opciones depende de las necesidades empresariales.

Por una parte, la sincronización asegura que dos o más ubicaciones contienen actualizados los mismos ficheros, que la versión más reciente de un archivo pasa a estar disponible en todas ellas, sin importar dónde se modificó por última vez. Esta sincronización también se puede llevar a la nube, es decir, los ficheros se actualizan en el almacenamiento cloud. En resumen, sincronizar sirve para disponer de una o varias copias idénticas de un mismo fichero, en diferentes lugares.

Este sistema se utiliza sobre todo en entornos de trabajo con necesidades de acceso remoto a ficheros desde diferentes sitios o con personas que colaboran desde lugares distintos. Pero no está exento de riesgos: si un virus infecta a un fichero o se modifica erróneamente, ese fichero se duplicará en todos los demás sitios y el resultado será un fichero inútil.

Es una muestra evidente de que sincronizar no es lo mismo que hacer una copia de seguridad (backup). Un sistema de backup lo que hace es conservar todas las versiones de los ficheros con los cambios que se hayan ido realizando a lo largo del tiempo. De esta forma, si hay un fichero  modificado incorrectamente o infectado por un virus es posible conseguir una versión anterior del mismo. Puede que entre la versión que tenemos copiada y lo que necesitamos exista una pequeña diferencia en el tiempo, pero al menos podremos recuperar el fichero en un estado muy parecido a antes de que no sirviera.

Para tener a buen recaudo los datos en el tiempo, siempre se aconseja realizar copias de seguridad o backup.

En resumen, sincronización y backup son procesos distintos y compatibles.

El propósito principal de una copia de seguridad en la nube es proporcionar una protección completa contra la pérdida de datos. Si el equipo informático es destruido, robado o sufre cualquier otro percance que evite el acceso a los datos, se podrá recuperar toda la información desde su backup online. Es cierto que las copias de seguridad en la nube no ofrecen por defecto la función de compartir archivos con otros usuarios, pero ahí entra en juego la sincronización. Ésta permite que empleados en movilidad puedan seguir siendo productivos y acceder a la información cuando no están en la oficina.

De esta forma, también se solucionan problemas derivados de compartir información “que pesa” con terceros, para lo que el email no es tan efectivo: las soluciones de sincronización en la nube permiten enviar “enlaces web” para ese intercambio, e incluso existen plugins para Outlook que permiten hacerlo de manera transparente.

Ahora mismo a este respecto existe un problema similar al que se encontraron las empresas con el BYOD de los dispositivos móviles de los empleados, y es que las soluciones personales como OneDrive, Dropbox, Google Drive, etc. permiten a los trabajadores realizar estas tareas creando un shadow IT que impide a los administradores de las empresas conocer quién comparte qué información y, por tanto, pierden el control sobre la misma.

Pero aquí es donde las soluciones empresariales como Ctera o Disco Virtual en Red (DVR) de Telefónica ofrecen una funcionalidad conjunta, tanto de sincronización como de backup online, que permiten a los empleados la posibilidad de volcar ficheros a la nube sin que el departamento TI pierda de vista el control de la información.

Por otro lado, el backup de la información resulta clave en los últimos años debido sobre todo a la enorme proliferación de malware basado en cifrado de datos. El problema ya no es solo cómo evitarlo, sino cómo gestionarlo cuando ocurre. Y este tipo de ataques en Internet es cada vez más frecuente: el ransomware infecta 100.000 equipos cada día y se estima que ha costado más de mil millones de euros durante 2016 en el mundo.

Frente al backup basado en cinta y otras soluciones tradicionales con altos periodos de recuperación o las soluciones de backup de PC y servidor que manejan aún un costoso margen de 4-8 horas, las herramientas de sincronización y compartición para empresas (EFSS) generan versiones incrementales de ficheros según van cambiando, y se protegen “por eventos” (guardar fichero) en vez de cada hora, día, etc. Pero también hay soluciones más avanzadas en las que un equipo en la oficina realiza el backup y éste vuelca la información a cloud, generando una nube híbrida. Esto es muy recomendable en oficinas remotas donde la conectividad tenga carencias ya que, en caso de recuperación, reduce al mínimo el tiempo que los empleados están sin acceso a la información.

El escenario ideal, por tanto, sería el resultado de mezclar esta capacidad de copia de seguridad y de soluciones de sincronización con servidores de ficheros (appliances) que guardan versiones y están permanentemente sincronizados con la nube. Así, ante un caso de fallo, vía WebDAV se pueden mapear las unidades de red del servidor fallido contra la nube (donde está la réplica), lo que limita el tiempo de carencia de información a segundos o minutos. Y en caso de ataque de malware de cifrado se puede recuperar toda la información sin problemas, de manera rápida y sin pérdida del trabajo en curso. Pasamos a una ventana mínima de 5 minutos de exposición, en vez de las 23.59 horas de las soluciones tradicionales.

En la actualidad, modernizarse en el apartado de mitigación efectiva de malware y continuidad de negocio es crítico. Y la solución más efectiva es fruto de la combinación de herramientas de protección de datos para empresas con la tecnología de sincronización de ficheros. Podemos encontrar soluciones que permiten:

– Hacer copias de seguridad horarias en los servidores o equipos de los empleados.

– Ubicar el backup en la nube, con la información cifrada en todo momento.

– Usar técnicas de deduplicación en origen para que solo se envíen los cambios dentro de esa hora e incluso esa información comprimida.

Igual que cuando cambiamos de dispositivo móvil podemos replicar el antiguo (la información y app que contiene) en el nuevo terminal en cuestión de minutos, esto ya es posible también en el puesto de trabajo, gracias a la combinación de la sincronización y el backup.

En suma, con estas soluciones integradoras se logran cambios en el puesto de trabajo que redundan en mayor seguridad, eficiencia y productividad para la empresa.

Imagen: Panchenko Vladimir/shutterstock

Sobre el autor

Luis Vacas

Luis Vacas

Entusiasta y experto en tecnologías de información. Casi dos décadas como profesional en el mundo de la informática desarrollando funciones de responsabilidad tanto en marketing como en ventas. Aficionado al social media y a la buena cocina. Incansable buscador de novedades y convencido de que éxito no es el final ni el fracaso la ruina. El coraje de continuar es lo que cuenta.
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