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Transformación Digital
22 de enero de 2014

Diez consideraciones al abordar un proyecto de Comunicaciones unificadas

Diez consideraciones al abordar un proyecto de Comunicaciones unificadas

Diez consideraciones al abordar un proyecto de Comunicaciones unificadas

Escrito por , 22/01/2014

Tras explicar en mi post de ayer por qué debe una empresa evolucionar hacia las comunicaciones unificadas, hoy me centraré en las consideraciones que se han de tener en cuenta antes de implementar una solución de comunicaciones unificadas y red de nueva generación. Las redes de nueva generación o NGN (Next Generation Network) son la evolución de la actual infraestructura de redes de telefonía fija, móvil y datos a una única red IP-MPLS multiservicio, que permite realizar la convergencia de los nuevos servicios multimedia. Gracias a la integración de redes se puede realizar una integración en las conexiones y pasar de tener múltiples tipos de accesos (analógicos, RDSI, primarios, enlaces GSM,…) a una única conexión de datos con la red IP del operador. A diferencia de una estructura convencional, pasamos de redes verticales donde cada servicio tiene su propia red a redes horizontales donde accedemos a una única red de multiservicios y contenidos mediante diferentes tipos de accesos.

1- Es necesario definir un plan de despliegue

Hay que tener en cuenta que es un proyecto de una magnitud importante y afecta a toda la empresa. El teléfono y las comunicaciones en general se consideran un elemento de primera necesidad que no puede fallar.

A la hora de definir dicho plan de despliegue habrá que tener en cuenta:

  • Análisis de requerimientos marcados por el integrador/operador.
  • Recogida de información (líneas, numeración, análisis de necesidades, esquema red de datos…).
  • Análisis de documentación y preparación del despliegue: Análisis conjunto entre el cliente y el integrador/operador en el que se valida toda la información y se definen las siguientes fases.
  • Realización de una prueba piloto para anticipar posibles problemas y modificar el plan de despliegue en caso necesario.
  • Migración: En esta fase es muy importante tener un retroceso claro y sistemas de información para los usuarios con problemas.

2- Adaptación de la red Red de área local (LAN) del cliente

La adopción de una solución de comunicaciones unificadas requiere de una red LAN preparada con switches gestionables que permitan crear diferentes VLANs para la red de voz y la de datos. Además, debemos tener como mínimo una boca de cableado estructurado hasta cada usuario.

3- Adaptación de la red Red de área remota (WAN) del cliente

Para poder enviar el nuevo tráfico (voz, videoconferencia…) por la red de datos se deberá redimensionar la misma. Los operadores poseen sobrada experiencia en este tipo de soluciones y deberán ser ellos quienes en función del número de usuarios, aplicaciones, etc. definan el caudal necesario para cada perfil de tráfico (las redes MPLS permiten definir caudales de diferente calidad para poder priorizar distintos tipos de tráfico).

Además, en algunos casos se deberán realizar cambios en las capacidad de los accesos, que muchas veces requieren de modificaciones en el medio físico (por ejemplo de cobre a fibra) y pueden llevar varios meses.

4- Inventario de telefonía fija y móvil

Es altamente recomendable tener un inventario de todas las líneas y extensiones de la empresa, que deberá incluir como mínimo la siguiente información básica:

  • Teléfono fijo.
  • Extensión fija.
  • Teléfono móvil.
  • Extensión móvil.
  • Nombre.
  • Apellidos.
  • Usuario Windows.
  • Cuenta de correo.
  • Delegación usuario.

¡Y no olvide las salas de reuniones!

5- Adaptación del sistema de faxes analógico

Los sistemas de comunicaciones unificadas soportan extensiones analógicas mediante unos adaptadores especiales. Lo cierto es que su funcionamiento está lejos de ser óptimo. La empresa deberá decidir qué hacer con el sistema de faxes. Una posible solución es la implementación de un servidor de faxes (muchas veces esta solución ya viene integrada con la propia herramienta de comunicaciones unificadas).

6- Definición de las  funcionalidades deseadas

Esta tarea se debe realizar en el momento de análisis de las diferentes ofertas económicas, pero si no se hizo en su momento, toca ahora y algunos de los puntos que debe tener presentes son:

  • Funcionalidades deseadas (mensajería instantánea, correo, videoconferencia, audioconferencia,…)
  • ¿Es necesario un sistema de enrutamiento inteligente de las llamadas integrado con otros sistemas (por ejemplo SAP)?
  • ¿Cuántos buzones de voz necesita la empresa?
  • Número de extensiones que es necesariocontratar
  • Número de terminales por tipo.
  • Número de multiconferencias de voz y número de participantes.
  • Número de videoconferencias estimadas de forma simultánea.

7- Definición de configuraciones deseadas

El cliente debe ser capaz de informar al integrador/operador de las configuraciones deseadas:

  • Grupos de salto (tipo y extensiones incluidas).
  • Grupos de captura.
  • Configuración de la operadora automática.
  • Configuración del modo nocturno.
  • Configuración de la llamada en espera.
  • Configuración del buzón de voz.
  • Integración del sistema con click to call

8- Establecimiento de un plan de soporte para operadoras

Una parte muy importante de las llamadas recibidas en una empresa pasan por la operadora. Es necesario que, antes del despliegue, la persona que realice esta tarea reciba una formación sobre cómo procesar las llamadas (captura de llamadas, desvíos, transferencias…). Así mismo, es recomendable que durante las primeras horas pueda disponer de un técnico que le dé soporte.

9- Establecimiento de un sistema de control de facturación

Una vez finalizado todo el proyecto quedará validar que el operador nos factura lo acordado.

10- Conocer las respuestas a algunas preguntas frecuentes en proyectos de este tipo:

-¿Una implementación de CU supone una nueva centralita o un nuevo servidor de correo electrónico?

¡En absoluto! Es una suite de aplicaciones que agrega funcionalidad y valor a las herramientas existentes.

-¿Se trata de una tecnología del futuro, un concepto sólo implementable en 2025?

Claro que no. Es una tecnología madura, con numerosos casos de éxito con ROI y adaptable al negocio tanto local, como nacional e internacional.

-¿Qué ventajas supone para los usuarios?

Inmediatez en la resolución de tareas, múltiples medios de contacto para acceder siempre a la persona o recurso necesario, colaboración en tiempo real, integración en aplicaciones de negocio, personas e información a un clic de distancia, flexibilidad y gran versatilidad.

-Entonces, ¿cómo impactará esto en mi negocio?

En una notable mejora de la productividad de las personas, convergencia real en entornos de movilidad, mejora sustancial de la eficiencia y la optimización de procesos que antes suponían por ejemplo un gran flujo de correos electrónicos.

En definitiva, en este momento adoptar las comunicaciones unificadas  resulta una jugada estratégica. Para lograr ser más competitivos y exitosos en el futuro resulta esencial prepararse hoy y aquellas empresas que logren anticiparse estarán indudablemente en una mejor posición. Según afirma Gartner: “Las empresas que usen un proceso de mejora continua para implementar y ajustar sus iniciativas de comunicaciones unificadas serán un 80 por ciento más exitosas que aquellas que no lo hagan.”

Imagen: yoppy

Sobre el autor

Juan José Sánchez García

Juan José Sánchez García

Apasionado de Internet, del mundo de los ordenadores y las tecnologías de la información, emprendedor de vocación y enamorado del mundo de las ventas y los negocios. De grandes ideas están los cajones llenos, lo que diferencia el éxito del fracaso es saber llevarlas a cabo con talento, pasión y muchísima perseverancia y esfuerzo
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